Informationspflichten gemäß Art. 13 (Direkterhebung) und Art. 14 (Dritterhebung) DSGVO bei Abschluss und Anbahnung von Verträgen – Immobilien Imperium GmbH

Nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind wir verpflichtet, Sie als betroffene Person bei der Erhebung personenbezogener Daten umfassend zu informieren. Diesem Informationsanspruch kommen wir mit diesem Schreiben nach.

Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über Ihre nach den informationspflichtenrechtlichen Regelungen zustehenden Rechte.

Welche personenbezogenen Daten im Einzelnen verarbeitet werden und wie diese genutzt werden, richtet sich dabei maßgeblich nach den von Ihnen beantragten beziehungsweise mit uns vereinbarten Dienstleistungen.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Immobilien Imperium GmbH
vertreten durch den Geschäftsführer Artur Knitel
Im Gewerbepark C 25, 93059 Regensburg
Telefon: +49 (0) 941 – 20 30 1000
Telefax: +49 (0) 941 – 20 30 1001
E-Mail: info@immobilien-imperium.de

Datenschutzbeauftragter: Der Verantwortliche ist nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie mit uns einen Vertrag abschließen, eine Anfrage zu einer Immobilie stellen oder allgemeine Informationen anfordern, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Anrede, Vorname, Nachname (ggf. Firmenname);
• E-Mail-Adresse;
• vollständige Anschrift;
• Telefonnummer;

Im Rahmen der Abwicklung von Immobilienanfragen, Mietverträgen, Kaufverträgen über Immobilien, der Bewertung von Immobilien sowie weiteren Dienstleistungen rund um die Immobilie, die wir für Sie erbringen, können weitere personenbezogene Daten zu uns gelangen, insbesondere:
Daten zum Personenstand, Anzahl der Kinder, Geburtsdatum, Kontodaten, Angaben zu Mietbürgen, Mietkautionen und -versicherungen, Bonitätsabfragen, Angaben aus Gehaltsbescheinigungen, Nachweise von Kapital und/oder Finanzierungsbestätigung für eine Immobilienfinanzierung bzw. einen Immobilienkauf, Angaben zur Sozialversicherung, Steuer-ID, Angaben zu Immobilieneigentum, Grundbuchdaten, Personalausweisdaten, Angaben aus Meldebescheinigungen, Abrechnungsdaten von Nebenkosten, Immobilienwerte, ggf. Angaben aus einem Wohnungsberechtigungsschein, ggf. Angaben zum Gesundheitszustand (z. B. wenn Wohnungen mit bestimmter Ausstattung wie barrierefrei, barrierearm, rollstuhlgerecht, Wohnungen mit angeschlossener Pflegestation, -service oder -einrichtung angefragt werden), sowie Fotos von Immobilien und Innenaufnahmen von Wohnungen und Häusern und ggf. Fotos der Interessenten, Anfragenden oder Vertragspartner selbst.

Zweck der Datenerhebung:
Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um den mit uns abgeschlossenen Vertrag zielgerichtet durchführen zu können;
• zur Bearbeitung der von Ihnen gestellten Anfragen im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• ggf. zur Rechnungsstellung;
• ggf. zur Zusendung von Werbung, Informationen und Einladungen, sofern Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben oder Sie dies bei uns angefragt haben.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Ihre Anfrage hin und basiert auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO zur angemessenen Bearbeitung des Vertrages und/oder Ihrer Anfrage sowie zur Erfüllung der sich daraus ergebenden vertraglichen Verpflichtungen.

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Für die Zusendung von Werbung und Angeboten gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an der Information unserer Kunden und Interessenten haben.

Speicherfristen: Die personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und danach gelöscht. Diese Pflichten ergeben sich insbesondere aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften und betragen in der Regel sechs beziehungsweise zehn Jahre (vgl. HGB, AO, StGB).

Sofern Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung eingewilligt haben, speichern wir Ihre Daten entsprechend Ihrer Einwilligung.

Daten von Mietinteressenten, die keine Wohnung bei uns mieten, werden in der Regel spätestens zum Ende des auf die Beendigung der Anfrage oder des Vertrags folgenden Kalenderjahres gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen zur weiteren Speicherung bestehen (z.B. zur Rechtsverfolgung).

Datenübermittlung und Verarbeitung durch Dritte:

Zur Verarbeitung der Daten nutzen wir u. a. Software, E-Mail-Programme sowie Hosting-Provider. Auch Backup-Software und Clouddienste können zum Einsatz kommen, was gegebenenfalls zu einer Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union (z. B. USA, Kanada, Großbritannien, Schweiz) führt.

In solchen Fällen stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen bestehen, wie z. B. der Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln oder die Nutzung von Anbietern mit anerkanntem Datenschutzniveau.

Mit unseren Softwareanbietern, Hosting-Providern und Clouddiensten haben wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) oder vergleichbare datenschutzrechtliche Vereinbarungen geschlossen, die den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherstellen.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten an Anbieter digitaler Dienste übermittelt werden, wie z.B.: Immobilienportale: z.B. https://www.immowelt.de/, https://www.immobilienscout24.de/ u.a.), Bewertungsportale: (z.B. https://www.immoportal.com/, https://www.makler-empfehlung.de/ u.a.), Finanzierungsportale. Diese Portale verarbeiten Ihre Daten in der Regel als eigenständige Verantwortliche mit eigenem berechtigtem Interesse an der Verarbeitung. Deshalb besteht hier meist kein Auftragsverarbeitungsverhältnis. Wir empfehlen Ihnen, die jeweiligen Datenschutzerklärungen dieser Anbieter zu beachten.

Zudem können weitere digitale Anwendungen wie 360-Grad-Besichtigungen, Mietvertragsservices oder Vermietungsplattformen zum Einsatz kommen. Soweit hier eine Auftragsverarbeitung vorliegt, schließen wir entsprechende Vereinbarungen ab.

Direkterhebung und Dritterhebung Ihrer Daten: Ihre personenbezogenen Daten können entweder direkt von Ihnen bei uns erhoben worden sein (Art. 13 DSGVO) oder durch einen Dritten an uns übermittelt worden sein (Art. 14 DSGVO).

Die Übermittlung durch Dritte erfolgt üblicherweise durch Immobilienportale oder andere Internetanbieter (z.B. Lead-Anbieter), die uns Ihre Kontaktdaten über deren Kontaktformulare zusenden. In manchen Fällen können Daten auch durch Eigentümer, Notare, andere Immobilienfirmen im Rahmen von Gemeinschaftsgeschäften oder über Kooperationspartner übermittelt werden.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden genannten Zwecken findet nicht statt.

3.1. Im Rahmen von Mietvertragsangelegenheiten

Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Empfänger weitergegeben werden: Eigentümer, Vermieter, Mieter, Mietinteressenten, Vormieter, Verwalter, Immobilienmakler, Insolvenzverwalter, Nachlassverwalter, Zwangsverwalter, Betreuer, Bevollmächtigte, Testamentsvollstrecker, Mietverwalter, Bürgen, Dritte, die Mieten oder Kaution zahlen, Energieversorger, Energieberater, Gutachter, Handwerksunternehmen, Hausmeister, Behörden sowie Auskunfteien.

Die Weitergabe erfolgt ausschließlich zur Abwicklung, Vermittlung oder Nachweisführung eines Mietvertrags sowie zur Korrespondenz und Einholung von Informationen im Zusammenhang mit der Immobilie.

3.2. Im Rahmen von Kaufvertragsangelegenheiten

Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Empfänger weitergegeben werden: Verkäufer, Käufer, Kaufinteressenten, Mieter, Insolvenzverwalter, Nachlassverwalter, Verkäufer ohne Verkaufsauftrag, Zwangsverwalter, Betreuer, Bevollmächtigte, WEG-Verwalter, Testamentsvollstrecker, Notare, Finanzierer, Immobilienmakler, Rechtsanwälte, Energieversorger, Energieberater, Gutachter, Planer & Statiker, Behörden, Handwerksunternehmen, Hausmeister, Auskunfteien sowie Bewertungsportale.

Die Weitergabe erfolgt ausschließlich zur Abwicklung, Vermittlung oder Nachweisführung eines Kaufvertrags sowie zur Korrespondenz und Einholung von Informationen im Zusammenhang mit der Immobilie.

3.3. Im Rahmen von Tippgeschäft (Zuführung)

Sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben, können Daten an externe Immobilienunternehmen im Rahmen von Gemeinschaftsgeschäften weitergegeben werden.

3.4. Im Rahmen von Kundenkommunikation und Marketingmaßnahmen

Mit Ihrer Einwilligung können personenbezogene Daten an folgende Empfänger weitergegeben werden: Buchhaltungsunternehmen, freie Immobilienberater/Finanzierer sowie Dienstleister wie IT-Dienstleister, E-Mail-Dienstleister, CRM-Anbieter, Kopiersystem-Anbieter und Anbieter von Cloud-Telefonanlagen.

Diese Daten werden genutzt für die Kundenkommunikation sowie zur Durchführung von Marketingmaßnahmen, z. B. Versand von Infopost und E-Mail-Newslettern.

3.5. Zur Bereitstellung und Wartung von IT- und Informationsdiensten

Personenbezogene Daten können an IT-Dienstleister, CRM-Anbieter, E-Mail-Dienstleister und weitere Auftragsverarbeiter weitergegeben werden, die im Rahmen der IT-Wartung und des Betriebs unserer Systeme tätig sind.

3.6. Datenschutz und Schutzmaßnahmen

Mit allen Dienstleistern und Kooperationspartnern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung oder vergleichbare Datenschutzvereinbarungen, um Ihre Daten zu schützen.

Sollte eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU oder des EWR erfolgen, gewährleisten wir geeignete Schutzmaßnahmen, wie den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln.

Die weitergegebenen Daten dürfen von den Empfängern ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

4. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1f DSGVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO, das wir zur Bonitätsbewertung einsetzen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Widerspruch gegen die Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@immobilien-imperium.de.